4. Plánování

Cíle máš stanovené a rozdělené od nejdůležitějších po ty méně důležité. Tak co teď? V tuto chvíli je naprosto zásadní si svou cestu k cíli naplánovat! Proč? Protože minuta plánování ušetří 10 minut práce. A to se vyplatí!

---

Plánování

Plánování je nejdůležitější nástroj k dosažení cílů. Plánování je definováno jako rozhodovací proces vybírání vhodných prostředků a způsobů, jak dosáhnout vytyčených cílů ve stanoveném čase.

Proces plánování by šel také definovat otázkou: Kde jsem a kam a jak se chci v budoucnu dostat?

Myslete při plánování také na sebe a na své psychické i fyzické zdraví. Je sice velmi důležité, abyste splnili vše, co musíte, ale pokud se nebudete cítit dobře, vaše výkonnost bude značně snížená a výsledky méně kvalitní.

Jak správně plánovat

Druhy plánů

Plány dělíme podle délky časového období, na které si je tvoříme.

Roční plán

Roční plán je nejméně podrobný. Poznač si do něj termíny dlouhodobějších úkolů, školní výlety, rodinné dovolené, svatby a další akce.

Měsíční plán

Měsíční plán je oproti ročnímu podrobnější. Úkoly a povinnosti jsou rozdělené do dvanácti měsíců, což je mnohem přehlednější a lépe se v nich orientuje. Poznač si do něj dlouhodobější úkoly a povinnosti, termíny důležitých testů a písemek, dovolené, oslavy a další.

Týdenní plány

Týden je často vnímaný jako uzavřený celek, proto mají tyto plány největší význam. Zahrň do svého týdenního plánu školní povinnosti, čas s rodinou a kamarády, své zájmové kroužky a nezapomeň na odpočinek a relaxaci.

Tento typ plánu je nejlepší vytvořit ještě před začátkem samotného týdne. Poznač si své pravidelné aktivity, úkoly, povinnosti a události na následující týden. Ber v úvahu časovou náročnost všech úkolů a nezapomeň na časovou rezervu!

Denní plán

Dny a hodiny jsou nejmenší časové úseky, které má smysl plánovat. Denní plán je třeba napsat velmi podrobně a do nejmenších detailů. Patří zde telefonování, psaní e-mailů a SMS, vyvenčení psa nebo nakrmení křečka a další úkoly, se kterými se během dne setkáváš.

Vše si zapiš!

Tento princip je pro efektivní plánování naprosto zásadní. Proč? Nejjednodušším důvodem je, že bys na něco mohl zapomenout, a pak by z toho mohl být velký problém. Druhým důvodem je, že pokud se snažíš ve své paměti udržet příliš mnoho úkolů a událostí, tak se přestáváš soustředit, což se projeví na tvých výsledcích. Mozek totiž k udržení jedné myšlenky spotřebuje spoustu energie, která pak nemůže být vložena do dalších úkolů.

Záleží jen na tobě, kam si své úkoly budeš zapisovat! Teď tě seznámíme s několika tipy, jak si své úkoly zapisovat.

Lístečkový systém

Píšeš si lístečky, které si pak lepíš různě po bytě? Je to nejjednodušší metoda, jak si své úkoly poznamenat. Nevýhodou tohoto systému je malá organizovanost a přehlednost, protože nemáš všechny úkoly sepsané u sebe.

To-do listy

Velmi populárním způsobem, jak zapisovat své povinnosti, jsou v dnešní době tzv. to-do listy. Jedná se o jednoduchý seznam úkolů, které musíš stihnout v určitém čase. Povinnosti po jejich splnění odškrtneš. Výhodou tohoto systému je velká přehlednost toho, co je třeba udělat a co už máš hotovo.

Plánovače, kalendáře a diáře

Nejpřehlednějším místem, kam si všechny své povinnosti a události poznamenat jsou plánovače, kalendáře a diáře, které můžou mít jak papírovou, tak elektronickou podobu. Výhodu je jejich velká dostupnost a výběr, ale také praktičnost, protože je můžeš mít v podstatě kdykoliv a kdekoliv u sebe.

Plánovací techniky

Mít vše hotovo

Mít vše hotovo je poměrně nová, ale o to víc oblíbená metoda plánování času. Techniku vyvinul americký kouč David Allen a podrobně vysvětlil ve stejnojmenné knize. Metoda je založena na faktu, že náš mozek si není schopen pamatovat všechny úkoly a povinnosti a je třeba vytvořit si seznam, který nám je bude připomínat.

Skládá se z pěti kroků:

1. Sbírej

První krok spočívá v sesbírání všech podnětů a materiálů, které jsou potřeba ke splnění úkolu, do předem připravených schránek (šanon, šuplík, záložka či složka v počítači, …). Tyto schránky je třeba pravidelně třídit a nepotřebné materiály z nich odstranit.

2. Zpracuj

Dalším krokem je zpracování. Ze schránek bereme položku po položce a zvažujeme, zda je možné ji splnit. Rozhodnutí, zda úkol splníme nebo delegujeme dál, musí proběhnout okamžitě, maximálně do dvou minut. Pokud je některá položka časově náročnější, vyžaduje více kroků, ale je pro nás důležitá, odložíme ji do nové schránky na později. Úkol, který není v danou chvíli realizovatelný, odložíme nebo odstraníme. Hlavním pravidlem tohoto kroku je, že do schránky se nesmí nic vrátit.

3. Zorganizuj

Třetí fáze nás učí, jak správně naložit se zpracovanými položkami a rozdělit je do pěti kategorií.

• další kroky - kroky, které jsou potřebné k výsledku
• čekám na - kroky napsané na speciálním seznamu a jsou potřebné k dokončení daného úkolu
• projekt - všechny úkoly, k jejichž splnění je třeba více než jeden krok
• někdy nebo možná - seznam v tuto chvíli nerealizovatelných položek, u kterých nemůžeme vyloučit jejich vyřešení v budoucnu
• kalendář - přesné data splnění konkrétních úkolů

4. Zhodnoť

Hodnocení probíhá na třech úrovních:

• aktuální - zjišťujeme, zda v danou chvíli děláme to, co jsme si naplánovali
• týdenní - kontrola celého systému, který tím držíme aktuální
• hodnocení naší soustředěnosti - zhodnotíme, zda se na úkol patřičně soustředíme

5. Udělej

Vytvoříme si systém, podle kterého se budeme rozhodovat, co budeme dělat.

K jeho sestavení nám pomůžou tyto body:

• kontext, v němž se nacházíme
• priorita
• energie, která nám zbývá
• čas, který máme k dispozici

Pomodoro

Techniku Pomodoro vyvinul na konci 80. let 20. století Ital Francesco Cirrilo. Jedná se o velmi snadnou metodu plánování času, která spočívá v plném soustředění na jeden úkol po dobu dvaceti pěti minut a následné pěti minutové přestávce. Po čtyřech cyklech si udělej delší přestávku na 15-30 minut.

Worst first

Jak už název napovídá, metoda spočívá ve splnění nejtěžšího úkolu jako prvního. Po jeho dokončení pocítíš velmi příjemný pocit. Protože se budeš cítit dobře a v pohodě, budeš mít spoustu energie a chuti do dalších jednodušších úkolů.

Seinfeldova metoda nebo-li nepřetrhni řetěz

Další velmi jednoduchá metoda na plánování tvých úkolů. Budeš potřebovat nástěnku nebo kalendář, kam si poznačíš úkoly podle jejich důležitosti. Splněný úkol přeškrtneš a půjdeš na další. Na nástěnce tak vzniká pomyslný řetěz, který je přece škoda přetrhnout. No ne?