4. Den v životě univerzitního archiváře

Podíváš-li se do Organizačního řádu Archivu Masarykovy univerzity, tak zjistíš, co všechno obnáší snaha o to, aby dokumenty byly získány, zabezpečeny a připraveny zodpovědět nejrůznější otázky. Nyní Ti přinášíme konkrétní výčet našich úkolů:

• dohled na vedení spisové služby a na předarchivní péči
• výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení (dary, delimitace)
• trvalé ukládání archiválií vzešlých z činnosti Masarykovy univerzity a jejich odborné zpracování
• vedení evidence archiválií Masarykovy univerzity v celostátní evidenci Archivní fondy a sbírky ČR
• zpřístupňování archiválií pro badatelské využití v souladu s platnou legislativou
• vyhotovování potvrzení o studiu a druhopisů studijních dokladů z materiálů uložených v Archivu MU

---

Než se dokumenty dostanou do archivu…

…do té doby se o ně musí náležitě postarat ten, kdo je vytvořil. Masarykova univerzita má, stejně jako další úřady a instituce, vytvořený spisový řád. Ten popisuje, co všechno se s písemností musí stát, aby po vyřízení doputovala na svoje místo ve spisovně, kde čeká na svůj další osud. Proces, při kterém se rozhoduje o tom, zda bude dokument ze spisovny předán do archivu nebo zničen, se nazývá skartační řízení. Archiv při něm spolupracuje s danou součástí univerzity. Upřesňuje a vyjasňuje si, co lze zničit a co předat a vydává pak příslušné povolení.

Jak dlouho ale bude dokument ve spisovně ležet? O tom rozhodne spisový a skartační plán, ve kterém jsou jednotlivé lhůty uvedeny. Kromě toho rozděluje písemnosti do tematických skupin, které mají své označení – spisový znak. Díky němu je písemnost v každém okamžiku dohledatelná. Tato soustava znaků pak napomáhá i při ukládání dokumentů v archivu.

Najdi pojmy, se kterými se můžeš v archivu často setkat

Pro označení hledaného slova je třeba kliknout na první a poslední písmeno. 

---

Jak se materiály do archivu dostanou

Tak, a teď už konečně můžeme spolu s vybranými důležitými písemnostmi prožít onen zlomový okamžik, kdy jsou do archivu předány. Je třeba podotknout, že se k nám materiály dostávají různými cestami. Pojďme se nejprve podívat na úřední písemnosti, kterým jsme se věnovali už v předchozím odstavci. Ty k nám musejí ze zákona předávat jednotlivá univerzitní pracoviště, tedy rektorát, fakulty a další součásti, například Správa kolejí a menz nebo Nakladatelství. Kromě toho se snaží archiv získávat další materiály od významných osobností, které na univerzitě působily nebo působí. Rovněž vytváří různé sbírky, například fotografií, medailí nebo diplomů. Tyto materiály vytvářejí celky, které se nazývají fondy a sbírky.

---

Zapsání archiválií do evidence

A jsme v archivu. Zde vstupují veškeré předané materiály do nové životní fáze. Ačkoliv se to tak nezdá, bude se zde s nimi dít ještě spousta zajímavých věcí. Při převzetí materiálu se archivář rozhoduje, zda jej může přidat k tomu, co je již v archivu uloženo. U nás se to děje ve většině případů, protože materiály z jednotlivých součástí univerzity přebíráme průběžně. Některé fondy (například rektorátu a nejstarších fakult) obsahují dokumenty již od samotného založení univerzity. Pokud se jedná o úplně nový celek (nová součást univerzity, pozůstalost osobnosti), založí archivář nový fond. Dalším krokem je zapsání do celostátní evidence archiválií. Speciální program, který k tomu slouží, se jmenuje PEvA. Díky tomuto programu se může každý archivář podívat také na to, co je uloženo v ostatních archivech. Vybrané údaje z tohoto programu jsou zpřístupněny i pro širokou veřejnost ve vyhledávači na stránkách Ministerstva vnitra.

---

Zpracování archiválií

V tento okamžik však stále nemá archivář vyhráno. Teprve teď ho čeká ta nejtěžší práce, při které mu projde pod rukama doslova každý list. Musí rozhodnout, jak s ním naloží, zda bude skutečně uchován a kam ho přiřadí. Tuto činnost archiváři odborně nazývají pořádání. Na jeho konci vznikne pomůcka ve formě soupisu všech písemností. Ta musí mít logickou strukturu, aby bylo možné se v ní orientovat.

U úředních fondů je struktura dána spisovým a skartačním plánem (ten jsme již zmínili v odstavci “Než se dokumenty dostanou do archivu…”). Podle něj se nově převzaté materiály zařadí k zde již uloženým. Mnohem větší prostor pro kreativitu je archiváři dán při pořádání osobních pozůstalostí. Každá z nich je svým obsahem unikátní. Záleží na tom, co se po daném člověku dochovalo a co jeho rodina chtěla do archivu předat. Ale ani u těchto fondů nejsme zcela bez pomoci. Vodítkem nám může být doporučené schéma, které v minulosti vytvořili pracovníci Archivu Akademie věd. Ten se totiž na osobní pozůstalosti dlouhodobě specializuje.

Může se ti zdát, že se jedná o pouhé třídění materiálu. Nenechej se zmýlit, je to velmi náročná činnost. Ptáš se proč? Abys totiž fond smysluplně uspořádal, je třeba znát dějiny a způsob fungování součásti univerzity, seznámit se s životem osobnosti, pokusit se proniknout do jejího vědního oboru a zjistit řadu dalších souvislostí. Přitom je třeba se vžívat i do situace člověka, který bude v budoucnu hledat ve fondu nějakou informaci. Veškeré pořádací práce a tvorba pomůcky může podle složitosti fondu trvat týdny až měsíce. Potom je již fond připraven zodpovědět nejrůznější otázky.

---

A k čemu všemu se archiválie využívají?

Z předchozích řádků je zřejmé, že proces zpracování archiválií není úplně jednoduchý. Stojí to úsilí vůbec za to? Bez něj bychom v archivu nebyli schopni nic dohledat a zodpovědět tak dotazy, které k nám směřují nejen přímo z univerzity, ale i z řad široké veřejnosti. Netýkají se jen historie univerzity a vědních oborů. Řešíme i správní záležitosti jako potvrzení o studiu absolventů kvůli žádostem o důchod, vydáváme náhrady za ztracené studijní doklady nebo ověřujeme, zda konkrétní člověk u nás na univerzitě studoval.

Z archiválií jsou také připravovány výstavy, které obohacují program různých univerzitních akcí (např. univerzitní výročí nebo udělování univerzitních ocenění). Na kontě pracovníků našeho archivu jsou i různé publikace a odborné články k dějinám vysokého školství.

Pokud tě zajímá něco k dějinám univerzity a k její činnosti a osobnostem, tak to za tebe nemusíme řešit jenom my. Můžeš totiž i ty sám přijít nahlédnout do našich archiválií. Této činnosti říkáme bádání.